合同是企业通向市场的桥梁和纽带,合同管理的水平决定企业自身在交易过程中是否安全,所以合同管理的重要性无须赘言。然而在合同管理的过程中,无处不伴随着风险。如何防范法律风险,保护自身的利益是企业非常关心的问题。大家能想到的防范措施无外乎以下几种:一是加强相关人员的培训,提高法律风险防范意识;二是完善制度流程,提升合同管理体系防范风险的能力;三是利用信息化手段,管控合同风险。
从形式看,利用信息化手段,是防范合同风险非常有效的手段之一。所以目前很多企业/学院/机构尤都建立了自己的合同管理信息系统,将合同全生命周期的管理过程落实在系统中。但是在整个合同信息化管理过程中,每个过程究竟该管什么,管到什么程度,才能将合同的风险降到最低,很多企业/学院/机构其实都没有清晰的思路。 本文多家大型企业/学院/机构合同管理系统建设经验为基础,简要介绍如何将这些风险管控要求落实在信息系统中,通过信息化的手段,实现风险的防控。多家大型企业/学院/机构将合同管理全生命周期划分为签订前、签订中、履行中、履行后四个阶段。每个阶段常见的信息系统功能主要包含合同签约背景、相对方的管理、合同订立、合同履行、合同归档、查询统计等管理模块(见图一)。 图一:递信合同全生命周期管理过程